Lignes directrices

Avant d’ajouter de nouveaux destinataires à votre liste de contacts, vous devez vous assurer d’obtenir la permission expresse de chacun des destinataires qui figurera sur la liste. Pourquoi? Sans autorisation, vous courez le risque qu’on vous rapporte comme pourriel ou pire encore, qu’on vous poursuive ou vous fasse payer des peines pécuniaires en vertu des lois antipourriel. Le principe sous-jacent à l’autorisation est que vous pouvez envoyer des courriels seulement aux personnes qui vous ont expressément donné la permission d’entrer en contact avec elles, et seulement pour des sujets sur lesquels elles sont spécifiquement d’accord. À défaut de vous assurer que tous vos destinataires se retrouvent dans la catégorie « Utilisation acceptable » décrite ci-dessous, votre compte sera immédiatement fermé.

Utilisation acceptable

  • Consentement explicite en ligne. Chaque destinataire s’est inscrit à votre liste en ligne et a accepté de recevoir un ou plusieurs types de courriels, par exemple en cliquant sur une ou plusieurs cases de sujets qui étaient vides par défaut. Le coabonnement avec un partenaire est permis pourvu qu’il y ait des consentements distincts pour chaque liste, et que les utilisateurs comprennent bien qu’ils s’abonnent à votre liste. Si vous n’avez pas envoyé de courriel à un destinataire au cours des six (6) derniers mois, nous vous recommandons de lui envoyer un nouveau message de présentation lui résumant la nature de son abonnement et la date à laquelle il s’est abonné.
  • A expressément accepté en différé. Le destinataire a rempli votre formulaire ou sondage en différé, ou a participé à votre concours et vous a expressément permis de le contacter par courriel sur un ou des sujets spécifiques, par exemple en cochant une case vide.
  • A remis sa carte de visite pendant un événement. S’il est très évident qu’en vous remettant sa carte de visite, le destinataire savait qu’il serait ajouté à une liste pour un sujet particulier, vous avez la permission de le faire. Nous vous recommandons de lui envoyer un message de présentation lui résumant la nature de son abonnement et la date à laquelle il s’est abonné.
  • A expressément accepté le sujet pour lequel vous le contactez. En acceptant de se faire contacter, le destinataire devrait bien comprendre la nature des courriels qui lui seront envoyés. Par exemple, si un destinataire a accepté de recevoir des mises à jour sur un produit spécifique, cela ne vous autorise pas à ajouter son nom à la liste d’envoi de votre bulletin d’entreprise ou aux publipostages relatifs à d’autres produits.

Utilisation inacceptable

  • Adresse courriel récupérée dans Internet ou une autre source. Même si quelqu’un publie son adresse courriel en ligne, dans un répertoire ou sur sa carte de visite, cela ne signifie pas que vous avez la permission de l’ajouter à votre liste d’envoi.
  • Aucun courriel envoyé au destinataire depuis plus de 2 ans. Même si une permission expresse vous a été accordée, elle n’est pas éternelle. Quand un trop long laps de temps s’est écoulé, les gens oublient qu’ils ont accepté et considèreront votre courriel comme un pourriel. Dans l’industrie, la norme stipule que la permission expire après deux (2) années d’inactivité.
  • Adresse courriel obtenue d’un tiers. Si vous avez acheté, loué, emprunté ou acquis autrement une liste d’un tiers, même s’il s’agit d’une liste de destinataires ayant accepté d’être contactés, ces destinataires ne vous ont pas spécifiquement donné la permission de communiquer avec eux.
  • Le destinataire est un client mais n’a pas accepté d’être contacté. Même si quelqu’un est votre client, vous n’avez pas la permission expresse de lui envoyer des messages de nature promotionnelle par courriel. Il devra au préalable accepter le sujet spécifique pour lequel vous désirez entrer en contact avec lui.
  • Adresse courriel générique, utilisée par plusieurs personnes. Vous ne pouvez pas envoyer de courriels à des adresses courriel génériques comme ventes@domaine.com, contact@domaine.com ou edimestre@domaine.com parce qu’elles sont souvent liées à une fonction administrative et que les utilisateurs de telles adresses changent fréquemment. Une seule exception à cette règle est tolérée : si vous connaissez le destinataire et êtes assuré qu’il s’agit de son adresse courriel individuelle permanente.
  • L’adresse courriel est une liste de distribution ou une liste d’envoi. Vous ne pouvez pas envoyer de courriels à une adresse qui réachemine le message à plus d’une personne puisqu’il est impossible de déterminer si tous les destinataires vous ont accordé leur permission de les contacter; ces destinataires n’ont pas l’option de se désabonner individuellement.

Contenu obligatoire

Chaque courriel envoyé en utilisant CakeMail doit comprendre ce qui suit:

  • Un lien de désabonnement articulé par un simple clic qui retire instantanément l’abonné de votre liste.
  • Le nom et l’adresse physique de l’expéditeur.

Conformité à la Loi canadienne antipourriel (LCAP)

Si vous envoyez des courriels à des destinataires canadiens, que vous soyez localisé au Canada ou non, à compter du 1er juillet 2014, vous pourriez être assujetti à la Loi visant à promouvoir l’efficacité et la capacité d’adaptation de l’économie canadienne par la réglementation de certaines pratiques qui découragent l’exercice des activités commerciales par voie électronique et modifiant la Loi sur le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes, la Loi sur la concurrence, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et la Loi sur les télécommunications (officieusement connue sous le nom de Loi canadienne antipourriel, LCAP).

Si vous envoyez des Messages électroniques commerciaux (MEC) à des destinataires canadiens, vous êtes probablement assujetti aux règlements de la LCAP. Les MEC sont définis comme étant n’importe quel message électronique, y compris les courriels qui encouragent la participation à une activité commerciale, sans attente de profit. Certaines exceptions existent, mais elles sont limitées.

IL VOUS INCOMBE DE DÉTERMINER SI LES COURRIELS QUE VOUS ENVOYEZ EN UTILISANT LA PLATEFORME CAKEMAIL SONT ASSUJETTIS AUX RÈGLEMENTS DE LA LCAP. À défaut de vous conformer à la LCAP, vous pourriez subir d’importantes pertes pécuniaires et administratives (jusqu’à 10 000 000 $ pour les organisations). Tel qu’il est mentionné dans les Conditions d’utilisation, CakeMail ne sera aucunement tenue responsable si vous enfreignez la LCAP. Si vous n’êtes pas certain que vos courriels sont assujettis à la LCAP, nous vous suggérons de consulter un avocat. Plus d’informations au sujet de la LCAP se trouvent également dans la base de connaissance de CakeMail et sur le site Web antipourriel du gouvernement du Canada.

La conformité à la LCAP est plus contraignante qu’à toutes les autres lois antipourriel et plus contraignante que les directives générales énoncées précédemment dans la présente Politique. En général, pour vous conformer à la LCAP, vous devez : (1) avoir obtenu le consentement valide du destinataire à qui vous envoyez un MEC, et (2) votre MEC doit comporter certaines informations, y compris un mécanisme de désabonnement comptant aussi certaines exigences.

Consentement valide en vertu de la LCAP

Lorsque vous recueillez une adresse courriel (par exemple, par l’intermédiaire d’un formulaire Web ou d’un formulaire papier) à ajouter à votre liste d’envoi, les informations suivantes doivent y figurer pour que le consentement soit valide, en vertu de la LCAP :

  • Le nom de la personne ou de l’organisation demandant le consentement;
  • La raison précise pour laquelle vous demandez le consentement (ex. «recevoir les offres promotionnelles de la Compagnie ABC», «recevoir l’infolettre de la compagnie ABC»);
  • Un avis indiquant que l’abonné peut retirer son consentement en tout temps; et
  • Les coordonnées devant comprendre l’adresse postale ET une méthode de communication électronique qui est soit un courriel, soit un numéro de téléphone ou un formulaire de contact sur page Web. Un hyperlien vers une page Web comportant toutes les coordonnées est acceptable.
  • Si vous désirez obtenir un consentement au nom d’une autre organisation, cette dernière doit également être identifiée.

    Exigences quant au contenu d’un MEC en vertu de la LCAP

    Chaque MEC doit comprendre les informations suivantes :

  • Le nom de la personne ou de l’organisation qui envoie le MEC, ou si le MEC est envoyé au nom d’une autre personne/organisation, le nom de la personne ou l’organisation au nom de laquelle le MEC est envoyé;
  • Un avis informant que le MEC est envoyé au nom d’une autre personne/organisation;
  • Les coordonnées devant comprendre l’adresse postale, et une méthode de communication électronique qui est soit un courriel, soit un numéro de téléphone ou un formulaire de contact sur page Web. Un hyperlien vers une page Web comportant toutes les coordonnées est acceptable; et
  • Un mécanisme de désabonnement valide
  • Mécanisme de désabonnement valide

    Afin que le mécanisme de désabonnement se conforme aux exigences de la LCAP, il doit :

  • Permettre au destinataire (sans frais) de se retirer facilement de la liste d’envoi;
  • Demeurer valide pendant au moins 60 jours après l’envoi du MEC; et
  • Traiter les demandes sans délai dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de la demande de désabonnement.
  • Si vous utilisez le mécanisme de désabonnement fourni par CakeMail, ces exigences seront satisfaites.

    Si vous avez déterminé que vos courriels sont soumis aux règlements de la LCAP, vous devez satisfaire ces exigences.

    Autres lois antipourriel

    En fonction de l’endroit à partir duquel vous faites vos affaires, vous pouvez être assujetti à d’autres lois antipourriel en vigueur dans certains pays. Il vous incombe de déterminer si vous êtes assujetti à votre réglementation antipourriel nationale, et si vous l’êtes, vous devez vous y conformer. Tel qu’il est mentionné dans les Conditions d’utilisation, CakeMail ne sera aucunement tenue responsable si vous enfreignez une quelconque loi antipourriel à laquelle vous êtes assujetti et peut fermer votre compte si vous ne respectez pas lesdites lois.

    Désabonnement

    Si vous avez reçu une infolettre d'un de nos clients et désirez être désabonné, svp faire suivre le message à abuse@cakemail.com.